下出貨判斷,你的決定會是什麼?

2020.04.11

越南小日子第58天

「學習下判斷」,但其實我下錯判斷了,這就叫沒經驗!!但透過此事,經驗值又些微加一!

感謝老天爺,還是讓我平安把貨送出去了!沒有額外產生費用…

前天,台灣又緊急通知,先暫停出貨,要跟客人確認是否可以出貨,先把預計要出貨的明細列出來。

原訂隔天有泰國散貨要出(68箱,400雙鞋),後天中午結關,這時只好向業務說:「先暫時不出。」

但,隔天早上約莫8點半收到台灣郵件,客人說:「可以出。」

此時的你是會請「業務馬上出貨」還是「延下班船」?(現在9點了)

如果要馬上出,貨車需要在中午前離廠,然後安排貨車來,又是一個小時後!(10點了)

因疫情的關係,客人現在要求,放在倉庫的貨,在出廠前要「二次驗貨」...(我忘記估計到這個時間…,**要趕不上了…0.0)

是否要出貨前,我有馬上留言給遠方的指導員,「是可以馬上出嗎?可以,我就安排車子,還是可以延船?」但指導員10分鐘後,還是沒有回覆。

因此,我自己下的判斷是,如果業務說可以出,就「馬上出貨」。

其實助理,已經打算向貨代,申請延到下班船。

但我跟她說:「可以安排貨車來嗎?」

助理有些無奈表示,「現在已經9點了,你知道嗎?如果要,趕快問業務。」

因為情況緊急,所以我並沒有在群組裡詢問,直接鼓起勇氣,打電話給業務。

但,對內向者來說,講電話,始終是種壓力!!

但…我還是打了電話,「主任主任,請問泰國散貨,現在可以出嗎?」

此時,電話那頭傳來,大罵聲:「現在是怎樣,昨天說不出,現在又說要出,你到底想怎樣…,你去工廠群組裡,問,我馬上問品管,他們驗貨驗好了沒,可不可以出貨。」

訊息傳了出去,但品管主任並沒有回覆。

所以我到底要不要安排貨車~~

這時,主任私訊我:「先安排運輸到廠~」

我:「好的,我馬上安排,但這是散貨!!!!(我又再次提醒)」

調度開始!!!!

馬上請助理打電話給運輸業者,安排貨車,傳Mail,表示正式文件。

同時也寄SI、VGM給貨代表示,我們會出貨,物件多少、重量等內容。

另一位助理,準備報關文件,傳給關務,協助辦理出口通關。

然後,等待車子一小時後抵達,以上都在經驗值範圍內。

就在我完成這些事時,指導員回覆:「可以延船。」

我回報,我已經安排運輸到廠,辦理出口(意思就是頭已經洗一半了,一切都不能回頭...)

指導員(傻眼):「你確定來得及,不會產生過夜費,如果會產生費用,你要負責,我不會再幫你跟你的主管說的。」

此時,我又緊張起來,對耶..若來不及怎麼辦…心想是不是要完蛋了!

車子大約在10點多抵廠,心想OK,應該可以來得及中午離廠。

但,此時助理又傳訊息來(英文簡易對話):「pls push yewu loading soon請push業務快點裝貨。」

我回:「loading NOW正在裝。」

助理說:「if afternoon loading will payment save car,no, i talk yewu, him cfm afternoon,so later如果下午裝將要付錢,沒有,我問業務,他確認下午。」

(在工作戰場上,先不要糾結英文文法對錯,可以溝通、看得懂就好!這就是我每天的工作日常,越南語口語+英文文字+中文,處理工作大小事!)

我馬上起身,跑到業務辦公室:「主任,請問貨什麼時候可以裝好。」

主任:「下午,現在正在驗貨,已經請品管,換產品線了,大約在半小時,1點半前可以離開,你下次不可以這樣,現在都要二次驗貨,要提前跟我們說,什麼貨要出。」

我心想,1點半才能出貨…我慘了…這肯定來不及了,趕到海防的散貨倉,但又不好意思請他們再繼續趕,如果貨真的還沒驗完,卻急著出貨,這樣會造成更大的麻煩。若有過夜費…我承擔,要寫報告我負責,是我急著要業務出貨的…

帶著沮喪與無奈,我怎麼又下錯判斷的回到辦公室。

留言給指導員告知,要下午才能出貨,可能會產生費用。

看著指導員打的文字,「不是你承不承擔的問題,問題是船務的其中一個原則是不增加額外費用,要做這件事之前,你就得先跟你主管說了,因為財務跟協理要針對費用有意見,是針對你主管,她要背負的壓力很大,所以要先讓她知道,就算真的有費用產生,她至少可以應對,而不是突然的被cue,然後還什麼都不知道的挨槍,如果要有責任歸屬,寫報告什麼的,當然你要承擔,但費用不可能是你出,一定是公司出,所以要有額外費用,就要通報上去。」

那一刻我才懂什麼叫做,「過夜費」,若貨車是下午出發到海防港口,散貨艙關門了,貨車就必須要等到隔天早上才可以卸貨,因為超過貨車的使用時間,所以會產生費用。

但事情已經發生了,費用也可能產生,還是走向主管。

主管問:「怎麼了?」

我斷斷續續的表達,跟她說明原委。

最後只問了一句,所以「費用是多少?」

我說xxxx越南盾,主管回:「我知道了。」

午休時間到了!

吃飽飯,因為著急的睡不著,所以下午前提早回到辦公室,但再走回辦公室時,探了探頭看一下車子還在不在?

疑?車子怎麼不在了?難道已經,離廠了??

傳訊息詢問,業務助理:「Cho chị hỏi , Hôm nay hàng Xe tải đã rời đi?給姐問,今天貨車已經去了? 」

業務助理回:「xe tải đi lúc 11h 45 phút rồi ạ 卡車在11:45離開。」

感謝老天爺,幸運的讓我將貨送出去,不會產生多餘過夜費了!!

並在下班前收到入艙單!實在,感恩!!

感謝各單位對我的幫助,對我的錯誤判斷,可以平安無事的解除!!

這一次代表幸運,但不代表每次都能這麼幸運!

透過此事,「學習下判斷、學習調度」,學習每一項決策的後面,將衍生的事情與問題,就在下決策的當下,自己本身就應該要知道了,腦袋應該已經跑完會發生什麼事了!