越南小日子第30天

2020.03.14 越南小日子第30天

開箱經驗百寶袋 PART 1

來說說派貨櫃車的故事!!

起初,安排出貨時間,一個緊張連字都看錯,連寄公司信,都可以讓收件人一次收到三封一樣的信...果然是職場新手阿...哈哈。

關於我的工作-「船務」,若上手後,整間工廠的貨物出口都是我的責任,有「國際線」(至少20個國家)與「美國線」,聽起來好像有點厲害(很累)!

一個月至少十幾萬雙鞋子,將坐船去世界各地!感覺是挺有趣的,貨櫃去了好多,我都沒有去過的國家!

首先,先從國際線開始學習~~

原計畫是友廠船務,手把手教學!但因為疫情的關係,只好先留在公司學習,友廠同事先將我該負責的國際線,接手協助。

我先向助理學文件(報關文件、貨櫃文件、客人文件、驗貨報告、產地證明書等...),約莫兩周後,進入三月,我的惡夢就這樣開始了哈哈哈,原來第一季需要幫客人趕業績!

每天好像在打仗,一周的時間,好像過了一個月...

然後突發事件不斷,加上語言溝通問題,因此每天都在失控!!

某天助理的電腦突然壞了...

我的筆電,跟越籍同事一起使用。

友廠同事說:「既然這樣,派車表的工作先交給你吧!你知道怎麼做吧?雖然學的片面,但或許可以知道,我們在幹嘛!你先安排運輸時間,然後我可以幫你看這時間適不適合。」

就這樣,接手派車工作,責任突然變得重了一點...

菜鳥上線,一直發抖!!!

學習看懂訂船通知,瞭解文件和貨櫃的結關時間,知道結關時間,詢問廠務是否可以出貨,若可以,就安排運輸時間,通知貨櫃到廠。

聽起來一切合理,但時常會有狀況發生!!!!

例如以下…

有天,在下班前15分鐘貨代給了一封船班確認郵件,打開一看,竟然是後天(5號)中午節關,意思就是明天要出貨,然後現在在15分鐘就要下班了!!!我要去哪裡生車子阿阿!!!!

想請越籍助理詢問明天可以派貨車來公司嗎?

她看著我, 手指著電腦螢幕的時間對我說我要下班了 ,你要車子,趕快問業務可不可以出貨...

此時的我還要確保工廠,貨都做好了,可以出貨(不然就要延船)

不然有車子,沒貨,船要開了?!(OH MY GOD!)

第一次碰到這種情形,眼看要下班了!整個人突然緊繃到不行!!

留言問同事現在該怎麼辦?(她一個指令,我一個動作)

她說:「請助理申請最晚的延結時間,另外馬上問廠務貨好了沒,可不可以出。」

我截圖,該出貨的訂單PO,在群組留言詢問,「主任散貨可以出了嗎?」

中國籍主任在群組裡回覆, 『几』號?

我一個緊張,竟然看成「八號」哈哈!(5號結關)

我跟同事說八號,她馬上說:「延船」。

但我回過神,看清楚時間後,留言寫下,目前貨代結關時間3/5,有申請延結。

主任回:「明天可以出貨。」

突然,放下心中大石頭,明天貨可以出,有貨車來,趕得上結關時間,順利化解危機!!

但,因為助理都下班了,同事就說:「你就把報關資料做一做,明天報關吧!」

同一周,有天早上剛上班,助理急急忙忙跑來,說倉庫人員的資料跟今天要出貨的資料不符,他們少了一個散貨要出。

要我跟廠務主任提醒,記得裝這批貨,加上是散貨,所以中午前一定要裝完貨離’廠,不然會趕不上散貨的下午結關時間。

我先詢問助理,車子已經在工廠裡了嗎?

她點頭說對!

我也再三確認,這批貨是今天要出的貨!

因此,將訊息發出去~~~

提醒主任,此票散貨,記得裝貨,車已在廠區。

主任回覆,「車子在哪裡?」(加上一個問號貼圖)

此時,心中傻眼,馬上轉頭問助理,用越文問「車子現在在哪裡?」

她回:「不知道。」

如果不知道車子在哪裡,怎麼要我馬上請人員裝貨呢???車子都沒來,怎麼裝...

還有一天是,接近10點半,散貨車都還沒來到廠區。

業務人員說,「車子還沒來喔!!已經10點半囉...」

剛好主管在我旁邊,她馬上語音留言問,問一下車子到哪裡了!

我心中是...怎麼又來了,車子在哪裡...

主管很淡定的說:「這也不能說是我們的錯,車子沒來,就問車子在哪裡就好,請運輸趕快到就好,基本上我們是不會知道車子到底來了沒?除非倉庫通報!」

學習淡定的處理每一個問題,助理在慌張,身為主管的我們不能跟著慌!

然而每一個問題,都是我的經驗值累積!!

多害怕幾次,就不怕了!!

Hi,我親愛的20 DC、40HC 貨櫃,看你們抵廠與順利離廠,我心裡真的滿心感動阿!!

記錄,昨天趕結關的日子,10點結關,貨櫃9點下櫃!成功達陣,我可以安心睡覺了!!!!!!YA!!!

我下次會注意,提醒業務要早點裝貨 ! !

每天都在跟時間賽跑,希望我跑得贏 !