No.104 閱讀筆記-為什麼這樣工作會快、準、好

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我們總是想提升工作或團隊的效率,但往往總搞得自己一身累、壓力大,甚至犧牲家人朋友,決定我們是否有生產力,選擇我們如何看待自己,如何設定決策。

此書為什麼這樣工作會快、準、好用八個概念:動機、團隊、專注、目標、管理他人、決策、創新、吸收資訊,來增加生產力,是一本理論結合實務的書,透過故事案例,讓讀者了解背後得脈絡。

用最基本的事串起所有概念,倘若把這些概念轉換到生活上,想必就能提高生產力,而生產力的關鍵在於用某種方法做出某些決定。我們選擇如何看待自己的人生、我們在心中告訴自己的事、我們強迫自己定出的詳細目標、我們建立的團隊文化、我們看待選擇與處理生活資訊的方式,善用體力、腦力與時間用最少的付出得到最大的報酬。

一、動機

動機的先決條件是,相信自己可以掌控自身行為與環境。

要產生動機與動力,就讓他自己做決定,因為覺得作主的是自己,就會比較願意遵守遊戲規則。

我們做出選擇、證明操控權在自已手上時,就會冒出做事的動力,知道在朝有意義的目標走。

給人機會萌生內控感,讓他們練習做選擇,就能學會意志力,一旦抓到訣竅,就知道如何督促自己做事。

選擇如果符合自身的價值觀與目標,並強迫自己解釋「為什麼」,能說答案,代表懂得賦予自己所做的事意義,更能激勵自己。

最能帶來動力的選擇是:

  1. 讓人相信主控權在自己手上。
  2. 賦予我們的行動崇高的意義。

二、團隊

關鍵不在於團員天生的特質,而是在於他們對待彼此的方式,管理團隊的方法(How),而不是團隊有誰(Who),好的隊伍擁有讓每個人彼此配合的團隊規範。

優秀團隊的共通點,每一位成員的發言時間都差不多,且覺得自己的聲音被聽到,而擁有表達意見的自由,並具備社交敏感度

團隊心理安全感,來自每一個人都覺得自己可以和大家一樣提出意見,而彼此在乎他人感受。

讓大家有好的安全感,團隊領導必須帶頭示範正確行為:

  1. 不能在小組成員講時打斷他們,因為會帶來打斷他人的團體規範。
  2. 小組成員講完話之後,應該摘要他們所說的大意,讓對方知道自己剛才講的話被用心聽進去。
  3. 領袖應該承認自己不懂的地方。
  4. 至少要讓每一個組員都發言過一次。
  5. 領導者應該鼓勵不開心的成員說出自己沮喪的原因,鼓勵其他人用不批判的方式回應。
  6. 領袖應該點出團體中的衝突,並透過公開討論解決問題。

自己可以暢所語言,且每個人都顧及團隊及隊友的感受,團隊就能成功。

三、專注

要提升專注,就要強迫自己思考,隨時把周遭的事當成自己的故事,就會知道注意力該擺在哪裡。

想像著接下來會發生什麼事情,越細節越好,好的壞的模式都思考一遍,形成自己的心智模型,而在事情發生時,就不會慌亂,也可避免進入認知隧道,生產力要高,就要掌握自己的注意力,必須在心中建構好心智模型,養成強迫自己預測習慣。例如:想像會議長什麼樣子,如何開場、老闆要自己提出哪些重點、同事可能又有哪些反對意見。

四、目標

必須設定登月目標,一個大到會激起雄心壯志的目標。

除了登月目標,還需要靠SMART目標訂出具體計畫。

五、管理他人

書中以豐田汽車為例子,若要讓員工聽從自己的直覺,管理階層就得授權,「精實」與「敏捷」管理,告訴我們,員工有權做決定且相信同仁會支持時,就會變得更聰明,表現更傑出。

管理者讓最靠近問題的人做決定,利用每一個人的專長,讓所有人發揮創意。

覺得事情操之在我,可以帶來動力,不過要想出好辦法,就必須讓大家知道自己的提議不會被忽視,而且犯錯沒有關係。

承諾信任是好點子能夠萌芽的最佳環境。

六、決策

貝氏心理學預測未來。

做出最佳決策,就是大量吸取正反經驗。

想像幾種可能的未來,強迫自己想著不同的可能性,更能做出明智的決定。

多去了解不同經驗、不同觀點與其他人的想法,貝氏直覺就會增強,找出資訊並多加思考後,就會更清楚自己有什麼選項。

七、創新

創新來自用新方法組合舊點子,關鍵在於「創意仲介」,自己與其他人都可以當仲介,方法:

  • 留心自己的經驗。我們怎麼知道一件事是真知灼見或老生常談?看那件事帶給我們的想法與感受就知道,研究一下我們有什麼情緒反應。
  • 創意發想過程中如果壓力如山,我們要和驚慌與壓力當好朋友,驚慌不代表事情完蛋,絕境常常可以帶來創意,焦慮迫使我們用新觀點看待舊點子。
  • 如創意有重大突破、鬆一口氣後,也就看不到其他可能性,所以得和自己的創作保持一點距離。

拉開應有的關鍵距離:

  1. 批評自己的成就。
  2. 逼自己從完全不同的角度再看一遍事情。
  3. 改變團隊的權力平衡。
  4. 把新權力交到別人手上。

八、吸收資訊

「找到答案」與「了解答案」是兩回事。

碰到新訊息,強迫自己用那個資訊「做點什麼」,例如做筆記,寫下剛學到的事,強迫自己向朋友解釋概念。

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一個人或一間公司生產力高,是因為他們強迫自己做出其他人懶得去想的選擇,當我們強迫自己用不同觀點看事情,自然會出現生產力。

我們生活中所做的每一個選擇,都是一場實驗,我們得讓自己看出那些決定背後隱藏的資訊,想辦法運用,才能從中學習到東西。